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Wohl kein Ereignis in der deutschen Nachkriegsgeschichte hat jemals den Alltag jedes/r Einzelnen so verändert wie die Corona-Pandemie. Mit den Konsequenzen für Unternehmen und Institutionen und den daraus resultierenden Aufgaben für die Unternehmens- bzw. Krisenkommunikation beschäftigen wir uns in dieser Serie. Bei Publik verfügen wir über ein Team aus erfahrenen Krisen-Kommunikationsexpert*innen und Psycholog*innen. Diese werden für Sie die aktuellen Entwicklungen analysieren und weitere Empfehlungen für Ihre interne und externe Krisenkommunikation ableiten.

Verständigung sichern

In der Mehrzahl der Unternehmen sind Mitarbeiter*innen, die nicht unbedingt vor Ort gebraucht werden, zwischenzeitlich im Homeoffice. Denn auch am Arbeitsplatz gilt derzeit selbstverständlich: Kontakte reduzieren. Die dafür erforderliche Kommunikationstechnik ist nun weitgehend eingerichtet. Nun gilt es den korrekten Informationsfluss sicherzustellen: eine der Hauptaufgaben erfolgreichen Krisenmanagements. Allerdings sind die Bandbreiten vielerorts inzwischen ausgereizt, Ton- und Bildqualität leiden, die sonst hilfreichen non-verbalen Kommunikationsaspekte fehlen völlig. So banal es klingen mag: Eine große Gefahr liegt derzeit darin, dass wir uns nicht oder falsch verstehen. Dabei haben wir gerade jetzt die Chance rasch zu lernen, was im Normalbetrieb stets gerne “auf später” verschoben wurde: digitales und kollaboratives Zusammenarbeiten!

Agenda fixieren und Moderator*in bestimmen

Was prinzipiell gilt, wird jetzt umso wichtiger. Legen Sie für jede Gesprächsrunde eine Agenda fest und bestimmen Sie eine/n Moderator*in. Diese/r öffnet und schließt die Konferenz und sorgt dafür, dass keine wichtigen Punkte offenbleiben.

Gesprächsstand regelmäßig kurz zusammenfassen

Moderator*innen fassen insbesondere die Ergebnisse zu wichtigen Punkten regelmäßig zusammen und holen sich dazu ein Feedback der Teilnehmer*innen. Dieses probate Mittel der Live-Moderation gewinnt in Video- und Telko-Situationen enorm an Bedeutung.

Sprache vereinfachen

Nutzen Sie eine möglichst einfache Sprache: Sprechen Sie langsam, deutlich und verzichten Sie auf alles, was nicht unbedingt notwendig ist. Falls Ihnen das schwerfällt (Sie wären damit nicht alleine), stellen Sie sich vor, Sie sollten den Sachverhalt in ein paar Bullet-Points erklären. Sofern Sie auch nur den geringsten Zweifel haben, ob Sie etwas richtig verstanden haben, sprechen Sie das sofort an, um zusätzliche Probleme durch Missverständnisse zu vermeiden.

Nicht nur konferieren, sondern kollaborieren

Ein weiteres probates Mittel, um den korrekten Informationsfluss sicherzustellen, ist die gemeinsame und für alle sichtbare Arbeit an – über die Bildschirme geteilten – Dokumenten. Mindestens aber die simultane Anfertigung eines Gesprächsprotokolls, das unmittelbar nach der Besprechung versandt wird. So können eventuelle Missverständnisse direkt festgestellt und behoben werden.

Auch für die Krisenkommunikation gilt: Bleiben Sie menschlich

Vergessen Sie bei aller Wichtigkeit von Informationsfluss und Sachlichkeit die emotionalen Kommunikationsaspekte nicht. Fragen Sie z. B. gezielt positive Nachrichten ab und geben Sie mindestens zu Beginn und zum Ende des Gesprächs auch der rein zwischenmenschlichen Kommunikation Raum. Erfreuliche Ereignisse geben uns gerade in Krisensituationen, die dringend benötigte Motivation. Deshalb sind sie in der Krisenkommunikation ein essenzielles Instrument, um das Wir-Gefühl zu stärken. Vergessen Sie nicht: Wir befinden uns in einer Zeit der sozialen Distanz!

Mitarbeiter*innen motivieren

Wie Unternehmen die derzeitige Krise bewältigen werden, hängt nicht zuletzt von der psychischen Verfassung der Mitarbeiter*innen ab. Darauf haben Sie als Kommunikator*innen enormen Einfluss. Selbstverständlich sollten Sie dabei auf plumpe Stimmungsmache verzichten. Zeigen Sie stattdessen bestehende Handlungsoptionen auf und appellieren Sie an die Kolleg*innen sich so aktiv wie möglich zu beteiligen. Nehmen Sie sich ein Beispiel an unserer Bundeskanzlerin: Sprechen Sie immer wieder an die Verantwortung des Einzelnen für das Ganze an, zeigen Sie Zuversicht und die uneingeschränkte Bereitschaft alles was notwendig ist, zu tun.

Teamgeist befeuern

In der dezentralen Kommunikationssituation leidet der Teamgeist. Thematisieren Sie diesen immer wieder. Machen Sie klar, dass wir es nur zusammen schaffen werden. Denken Sie gerade in diesen Zeiten immer daran: Sprache schafft Realität! Auch wenn es schwerfällt, nutzen Sie auch in diesen Zeiten die emotionale Kraft des Humors.

Insbesondere Teamleiter*innen müssen nun die Kommunikation genau im Auge behalten. Zeigen sich Anzeichen von Fatalismus, muss das Thema in Einzelgesprächen aufgegriffen werden. Förderlich für den Teamgeist ist es auch der Hinweis auf die gemeinschaftliche Kreativität. Initiieren Sie unternehmensinterne Think-Tanks in denen gemeinsam Ideen und Lösungen zur Zukunftssicherung des Unternehmens erarbeitet werden.

IHRE ANSPRECHPARTNERIN
KIRSTIN BAUMANN

Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie mehr Informationen oder konkrete Unterstützung zur internen Krisenkommunikation wünschen.